De geschiedenis van Planarama, stap voor stap: wat het is, wat erin zit, en op welk moment welke beslissing genomen werd.
Planarama is het operationele platform voor organisaties die activiteiten organiseren: producties, voorstellingen, workshops, tournees, evenementen.
De meeste van die organisaties werken vandaag met vier tot zes systemen die niet met elkaar praten. Een spreadsheet voor de planning. Mailthreads voor de afspraken. Een gedeelde map voor de contracten. Een adressenlijst die maar één iemand echt kent. Het werkt, tot iemand met vakantie is, tot een datum verschuift, tot een contract voor de derde keer opnieuw getypt moet worden.
Planarama vertrekt van één idee: alles hangt aan elkaar. Een speeldatum hoort bij een productie, speelt in een zaal, die zaal hoort bij een organisatie, en bij die organisatie horen contactpersonen. Zet dat één keer goed en de rest volgt vanzelf: de kalender, de mail met de juiste gegevens erin, het contract dat zichzelf invult, de statistieken, de publieke speellijst op de eigen website.
En omdat geen twee organisaties dezelfde woorden gebruiken, bepaalt elke klant zijn eigen vocabulaire. Een theatergezelschap ziet producties en voorstellingen. Een workshopbureau ziet programma’s en sessies. Een dansgezelschap ziet creaties en tournees. Onder de motorkap is het hetzelfde systeem; aan de buitenkant spreekt het de taal van wie ermee werkt.
Ik werk al twintig jaar met gezelschappen en boekers. Planarama is de tool die ik zelf altijd had willen hebben: één plek waar de planning, het contract en de factuur over dezelfde speeldag gaan.
Honderden kleine stappen, in de volgorde waarin ze gezet zijn. Eerst het skelet, dan de spieren, dan de huid, en ten slotte het slot op de deur.
Planarama begint niet in februari 2026. Het begint jaren eerder, bij gezelschappen die elk hun eigen op maat gebouwde intranet kregen. Elk huis zijn eigen systeem, elk systeem zijn eigen onderhoud. Later werden die losse systemen samengegoten tot één planningssysteem voor de sector.
Uit die jaren komen twee lessen die het hele ontwerp bepalen. De eerste: elke organisatie vraagt vroeg of laat maatwerk, en maatwerk per klant is niet vol te houden. De tweede: wie zijn planning, contacten en contracten één keer in één systeem heeft gehad, wil nooit meer terug naar losse mappen.
Planarama is het antwoord op allebei. Eén fundament voor iedereen, en de aanpassingen niet meer door de bouwer maar door de klant zelf. Dat is precies wat eigen velden, eigen types en eigen terminologie doen: het maatwerk zit in het product.
Het geraamte staat er meteen: de applicatieschil met zijn zijbalk, de gedeelde lijstcomponent, en een bouwer voor eigen velden. Een veelzeggende volgorde — niet de kalender kwam eerst, maar de twee dingen die op élk scherm terugkomen.
In de periode daarop gaat vrijwel alle aandacht naar hoe het werkt en hoe het aanvoelt: uniforme toolbars op elke pagina, één vaste opbouw voor formuliervelden, meldingen die er overal hetzelfde uitzien, kolombreedtes die per gebruiker bewaard blijven, detailpanelen die inschuiven in plaats van de pagina weg te duwen. Bijna tweehonderd stappen, en bijna allemaal over vormgeving en gedrag.
Dat is geen aanloop maar een keuze: het ontwerp loopt hier niet achter de functionaliteit aan, het gaat eraan vooraf. Elk scherm dat later gebouwd wordt, erft die beslissingen — en dat is de reden dat een product met twaalf domeinen vandaag nog altijd aanvoelt als één ding.
De eerste bouwbeslissing was een ontwerpbeslissing: elk scherm gebruikt dezelfde onderdelen. Dat is nog altijd de regel.
Maart is de maand met het meeste bouwvolume: ruim 3.500 stappen en 86 databankwijzigingen. Het zijn wel kleinere stappen dan later — in deze periode wordt er met een visuele editor gewerkt, die elke tussentijdse wijziging apart wegschrijft. Het is de maand waarin Planarama van een verzameling schermen een echt systeem wordt.
Producties, speeldata, organisaties, zalen, contacten en documenten krijgen hun definitieve onderlinge verbanden. Alles wordt aan een account gehangen: meerdere organisaties kunnen hetzelfde platform gebruiken zonder ooit elkaars gegevens te zien.
Misschien wel het belangrijkste stuk van deze maand. Een nieuwe klant doorloopt een reeks stappen, geeft aan wat voor soort activiteiten hij organiseert, en krijgt daarop een account dat al ingericht is: types, statussen, terminologie en voorbeelddata die bij zijn werking passen. Geen implementatietraject, geen consultant, geen weken wachten. Wie ’s ochtends registreert, voert ’s middags zijn eerste speeldata in.
Dat is geen detail maar een structureel voordeel: vergelijkbare systemen zetten het account vóór je op en rekenen een begeleide opstart en een implementatieplan van dagen. Hier is het doorklikken.
Eén balk bovenaan waarin je zoekt, springt en acties uitvoert: de snelste weg naar eender welk scherm. Diezelfde balk wordt in juni de plek waar de AI-assistent gaat wonen.
Speeldata verschijnen voortaan rechtstreeks in Google Calendar, Outlook of Apple Agenda, via een persoonlijke link die je altijd weer kunt intrekken.
Verder deze maand: de onboarding in stappen, de documentwerkplek, de mailopsteller, de importfunctie, wachtwoordherstel, het dashboard met statistieken, een kaart met alle zalen, donkere modus, en de mogelijkheid voor support om — met logboek — even in een klantaccount te kijken.
Vanaf half april staat de naam vast, en eind april staat er een eerste publieke pagina op planarama.io.
De grote bouw van april zijn de documenten. Een documenttype wordt zélf het sjabloon: je stelt één keer in uit welke blokken een contract bestaat — tekst, een datumtabel, factuurlijnen, financiële lijnen, een handtekening — en elk nieuw document van dat type begint zo. Blokken sleep je in volgorde, elk documenttype krijgt zijn eigen kleur die doorloopt tot in de PDF, en er komen statussen en automatische nummering bij.
Daarnaast wordt de mailmotor in drie fases gelegd: sjablonen komen in de databank, elke soort mail krijgt zijn eigen afzenderadres, en er komt een echte testverzending. Teamleden kunnen worden uitgenodigd, en de mails die het systeem zelf verstuurt krijgen de huisstijl.
Een klant kan zijn speellijst of kalender voortaan op zijn eigen website tonen, rechtstreeks uit Planarama, zonder dat de bezoeker ergens moet inloggen. Het blijft tot vandaag een van de weinige dingen die vergelijkbare systemen niet hebben.
Mei is de maand waarin Planarama op twee vlakken tegelijk volwassen wordt: wie wat mag, en hoe alles eruitziet.
Aan de rechtenkant komen er rollen per account, met per module apart instelbaar of iemand mag kijken, bewerken of verwijderen. Er komt een echte eigenaar, met een nette procedure om het eigenaarschap door te geven. En er komt bereikbeperking: een teamlid kan zo ingesteld worden dat het alleen de producties of data ziet waar het zelf op staat.
Uitgaande post loopt vanaf nu via een wachtrij met herhaalpogingen, geplande verzending en een logboek. Tegelijk komt de prullenbak: verwijderde gegevens verdwijnen niet meteen, maar zijn dertig dagen lang terug te halen.
Aan de vormgevingskant loopt er een ronde die het hele product gelijktrekt. Alle schakelaars worden één schakelaar. Alle infobalken krijgen dezelfde vorm. Verticale zijnavigaties in detailpagina’s worden horizontale tabbladen. Mobiele toolbars gaan naar één rij. Waar twee varianten van hetzelfde naast elkaar leefden, blijft er één over — dat is precies wat een product met veel modules toch als één geheel laat aanvoelen.
Verder deze maand: invulcodes in mails die automatisch de juiste gegevens ophalen, tabellen en handtekeningblokken in de PDF, een slot op speeldata, publieke pagina’s voor de juridische teksten, en herinneringsmails voor naderende speeldata.
Planarama krijgt een eigen programmeerbare toegang: vijf endpoints, sleutels die de klant zelf aanmaakt en intrekt, een verbruiksteller, en publieke documentatiepagina’s die erbij horen. Wie zijn eigen website of systeem wil koppelen, kan dat vanaf nu zelf.
In dezelfde maand krijgt de zoekbalk bovenaan een AI-assistent die vragen beantwoordt op basis van de eigen kennisbank, met bronvermelding naar het juiste helpartikel en uitsluitend uit artikelen die voor gebruikers bedoeld zijn.
Voor het eerst wordt de volledige stand van zaken tegen de echte code gecontroleerd in plaats van tegen het geheugen. Wat af is, wordt afgevinkt; wat groot is, krijgt een eigen strategiedocument. Uit die oefening komen de plannen voor de betaalflow, de achtergrondtaken, de databankbeveiliging en het klantportaal.
Juli is de maand waarin Planarama ophoudt een applicatie te zijn en een dienst wordt: iets met een proefperiode, een factuur, een helpdesk en juridische voorwaarden.
De automatische achtergrondtaken worden ingericht: geplande mails vertrekken elke vijf minuten, mislukte verzendingen worden elk uur opnieuw geprobeerd, de prullenbak wordt ’s nachts geleegd, proefperiodes worden dagelijks nagekeken en herinneringen worden ’s ochtends klaargezet. Diezelfde dag komt de onboardingreeks erbij: zeven mails die een nieuwe klant door zijn eerste twee weken loodsen.
Proefperiode, actief, opgeschort, gearchiveerd — elke toestand krijgt zijn eigen gedrag, tot in de kleinste details: een opgeschort account kan nog wel lezen maar niet meer schrijven, en krijgt een venster met de weg naar boven. Ook opzeggen en definitief verwijderen worden nette, doorlopen paden.
Voor de helppagina’s wordt een pijplijn gebouwd die zelf inlogt op een demo-account, de juiste schermen aandoet, ze fotografeert en er genummerde aanduidingen op zet. Handmatig gezette aanduidingen blijven bewaard bij een nieuwe ronde.
Op dezelfde dag komen de betaalflow en het supportsysteem erbij. Betalingen lopen via een externe betaalprovider, met proefperiode, abonnement en facturatie in één keten. Het supportsysteem zit in de app zelf: de klant maakt een ticket met bijlagen, de beheerder antwoordt vanuit een eigen inbox.
Gebruiksvoorwaarden, privacyverklaring en verwerkersovereenkomst worden herschreven en gepubliceerd, met de datum van laatste wijziging zichtbaar. In dezelfde ronde wordt de databankbeveiliging doorgelicht en worden zes tabellen dichtgezet waar in theorie over accounts heen gelezen kon worden.
Augustus is de maand van de waarheid. Er wordt niet alleen gebouwd, er wordt ook gecontroleerd, opgeruimd en beveiligd — en er komen voor het eerst echte gebruikers bij.
Een ronde die het onderstel versterkt in plaats van er iets bij te bouwen. Er komt een automatische bewaking die elke schrijfactie naar de databank verifieert en die vanaf dan bij elke wijziging meedraait. In dezelfde periode: adressen die zichzelf aanvullen terwijl je typt, volledige verkopersgegevens op bedrijven met het oog op elektronische facturatie, en types en statussen die per account instelbaar worden in plaats van gedeeld.
Elke betaling loopt voortaan automatisch door tot in de boekhouding: geboekte factuur, betaling geregistreerd, PDF bewaard, mail met bijlage vertrokken. De eindtest gaat in één keer door de hele keten, inclusief de controle dat een tweede doorloop niets dubbel boekt.
Zelf toegevoegde velden kunnen vanaf nu ook in documenten getoond worden, als een blok dat je zelf plaatst in plaats van iets dat automatisch onderaan geplakt wordt. En op 18 augustus wordt voor het eerst digitaal getekend: een tekenverzoek per mail, een publieke tekenpagina, en een getekend document met certificaat.
Een week werk wordt van begin tot einde nagelezen: alle samenvoegingen gecontroleerd, alle controles gedraaid, en de tien zwaarste bevindingen door een tegensprekende ronde gehaald. Conclusie: er is geen regel code verloren gegaan. In dezelfde ronde komt er een automatische controle bij élke wijziging — typecontrole, stijlcontrole, tests en een volledige bouw — die sindsdien altijd meedraait.
De toegangscontrole wordt in fases verdiept, elke fase apart uitvoerbaar en apart te testen. De belangrijkste: het rollenraster wordt in de databank zelf afgedwongen. Wie wat mag zien en wijzigen, wordt daardoor niet bepaald door het scherm maar door de laag waar geen enkele omweg omheen loopt. In dezelfde week wordt ook de scan-upload getest, voor wie liever op papier tekent.
Digitaal tekenen wordt afgemaakt: wie nog niet getekend heeft krijgt automatisch een herinnering, en de aanvrager ziet een melding in de app zodra er getekend is. Mails vertrekken voortaan uit naam van het bedrijf waaruit ze komen, met antwoorden naar het bedrijfsadres. Mailsjablonen krijgen een categorie, zodat een tekenverzoek niet per ongeluk de opmaak van een wachtwoordmail kan krijgen. En de eerste feedback van een echte gebruiker wordt binnen de week verwerkt: zoeken op organisaties dekt nu alle adressen en eigen velden, en een typfout in een uitnodiging krijgt een leesbare melding.
September begint met de laatste stukken die een product nodig heeft voor het aan onbekenden gegeven wordt: betalingen die nooit stil verloren gaan, een eerste ervaring die zichzelf uitlegt, een teampagina die zegt wat ze bedoelt, en een interface die ook Nederlands en Frans spreekt. Daarna gaat het platform op eigen benen staan, en komen de facturen, de valuta en de feedback uit de eerste demo’s aan de beurt.
Een mislukte betaling of een mislukte boeking naar de boekhouding verdwijnt niet meer ongemerkt: ze wordt automatisch opnieuw geprobeerd en blijft zichtbaar in het beheer tot ze gelukt is. Terugbetalingen worden verwerkt, en een documentnummer kan niet meer botsen. De teampagina krijgt een zetelteller die klopt en het onderscheid tussen wie kan inloggen en wie enkel in de planning staat. De inhoudstab van documenten wordt in vijf rondes herwerkt na feedback van een gebruiker.
Wie voor het eerst inlogt, wordt in de eerste vijf sessies stap voor stap op weg geholpen: negen korte tips, nooit meer dan drie per sessie, altijd bij de knop waar ze over gaan, en uit te zetten in één klik. De helpartikels worden opgeschoond en herschreven tegen de echte schermen: van 88 naar 71 artikels, met alle dubbels en verouderde tekst eruit. Bij meerdere bedrijven in één account kies je per mail vanuit welk bedrijf hij vertrekt.
Digitaal tekenen hoort vanaf nu bij de hogere plannen. Wie op een lager plan zit ziet netjes wat het is en hoe hij het krijgt; bestaande tekenverzoeken en herinneringen blijven altijd werken, ook na een overstap naar een lager plan. Daarmee is het hele tekenspoor, van eerste handtekening tot plan-inrichting, afgerond in negentien dagen.
De hele interface is nu beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels. Wie een account aanmaakt, kiest meteen zijn taal en kan later altijd wisselen; types en statussen worden in die taal aangemaakt, zodat een nieuw account er van de eerste minuut vertrouwd uitziet. De vertalingen worden door AI voorgesteld en per taal door een mens nagekeken, en zolang dat voor een taal nog niet gebeurd is, zegt de app dat eerlijk. Mails, documenten en juridische teksten blijven bewust in het Engels.
Het platform verhuist naar eigen infrastructuur: de hosting, de databank, de bestanden en alle achtergrondprogramma’s staan voortaan in eigen beheer, en nieuwe versies gaan automatisch live. Eerst volgt een volledige generale repetitie op een testomgeving. De echte verhuis gebeurt op één avond, in minder dan twee uur, met alle gegevens en bestanden mee.
Een factuur uit Planarama draagt nu alles wat een factuur wettelijk nodig heeft: het btw-nummer, de IBAN en de BIC van de verkoper, het btw-nummer van de klant, een documentdatum en een vervaldatum. Per document kies je het btw-regime: standaard, verlegd, intracommunautair, export of vrijgesteld. Die velden verschijnen alleen op documenten die facturen zijn. En een nieuw account start voortaan met zes documenttypes die meteen werken.
Wie een scherm verlaat met invoer die nog niet bewaard is, krijgt een waarschuwing, welke uitgang hij ook neemt. De AI-assistent antwoordt in de taal waarin de vraag gesteld is. En onder de motorkap: de hele databank kan vanaf nul opnieuw opgebouwd worden uit de code, en dat wordt bij elke controle nagegaan.
De valuta van het account geldt nu overal: in de financiële tabbladen, in de documenten en in de PDF. Een gezelschap dat in het buitenland speelt, rekent in de munt van zijn afspraken. Geüploade bestanden tellen niet langer mee voor de documentlimiet van een plan.
Na twee demo’s met organisaties uit de sector wordt hun feedback dezelfde dag gebouwd. De agenda-feed toont alleen nog wat de gebruiker ook in de app mag zien. Documenten krijgen een icoon op de kalender. Geüploade bestanden krijgen eigen statussen en een voorbeeld in plaats van een download. En wie een document verstuurt, ziet vooraf de mail zoals elke ontvanger hem krijgt.
Oktober gaat over wat er buiten de eigen planning gebeurt: een bestaande planning meenemen, bestanden delen met partners, en een eigen publieke pagina voor wie wil tonen wat er speelt.
Wie overstapt, neemt zijn planning mee zonder iets opnieuw in te typen: organisaties, contacten en volledige producties met hun speeldata, team, vergoedingen en publiekscijfers. De klant beslist zelf bij elke twijfel en kijkt alles na voor er iets weggeschreven wordt. Wie toch opnieuw wil beginnen, maakt een import in één klik ongedaan.
Een eigen veld op een speeldatum kan een icoon krijgen dat op de kalender verschijnt zodra het ingevuld is, en zijn waarde kan in een mail ingevuld worden. Elk teamlid heeft een eigen agenda-link, met locatie, organisatie en opmerkingen bij elke datum.
Vanaf het Bold-plan stel je een publieke map samen uit bestanden die al in Planarama staan, met een eigen adres, een optioneel wachtwoord en een vervaldatum. Een partner opent de map zonder account. De opslag per plan wordt voortaan ook echt bewaakt.
Per organisatie staat de rijafstand vanaf het eigen bedrijf, in kilometer of mijl, en een reisdag voeg je in één klik toe aan een datum. Een document dat je vanaf een speeldatum maakt, vult de tegenpartij en de financiële lijnen van die datum zelf in.
Een account op het Black-plan krijgt een eigen publieke pagina op plan.planarama.io/public/jouw-naam: producties met hun speelreeks, publieke documenten, een agenda-feed en een maandkalender die partners met een wachtwoord openen. Met eigen logo, eigen menunamen en de kleur van elke productie. Wat erop komt, kiest de klant per document en per datum. Een voorbeeld: plan.planarama.io/public/screenshotcompany.
De taal kies je voortaan per document, zodat een contract voor een Franstalige of Engelstalige partner meteen in de juiste taal vertrekt, met de dag- en maandnamen erbij. De widget-editor toont een echte voorvertoning per schermbreedte, het klantportaal laadt twee tot drie keer sneller, en het logo op documenten past netjes in zijn kader.
Een afgelopen productie zet je in het archief. Ze blijft volledig leesbaar, telt niet meer mee voor de limiet van het plan en is met één klik terug te halen. Gearchiveerde producties verschijnen niet meer in mails, de widget, de API of de agenda-feeds.
Elke knop krijgt een vaste plaats en een vast gewicht, met de belangrijkste actie altijd rechts. Er is nog één kleurkiezer voor de hele app. De bewaarbalk blijft voortaan onderaan elk formulier in beeld, ook op een telefoon. En alle gegevens en bestanden worden elke week automatisch apart veiliggesteld.
Wie toert én een eigen zaal, studio of repetitieruimte heeft, plant die zalen voortaan in Planarama: alle zalen naast elkaar per week of per maand, met een waarschuwing wanneer twee boekingen in dezelfde zaal overlappen. Op het klantportaal krijgt elke zaal een eigen pagina met foto’s, technische info, downloads, de bezetting en een aanvraagformulier. Een aanvraag komt binnen in de app en per mail, en wordt met één klik een speeldatum. Een voorbeeld: plan.planarama.io/public/screenshotcompany/venues.
Sinds juli 2026 lopen er doorlopend gesprekken met bookers, productiehuizen en organisatoren uit de eigen sector. Niet als marktonderzoek achteraf, maar als bouwmateriaal: wat daaruit komt, bepaalt mee wat er gebouwd wordt en wat niet.
De beste vraag die tot nu gesteld is, was: wat heeft Planarama níét? Daar staat sindsdien een eerlijk antwoord op.
Planarama is gemaakt door iemand die vormgever is voordat hij bouwer is, en dat zie je. De vormgeving is geen laagje op het einde; ze was de eerste beslissing en is nooit meer losgelaten.
Toen bij een natest bleek dat één nieuwe knop een ander icoon en een andere plaats had dan het bestaande patroon, werd dat dezelfde dag rechtgezet.
Onder die rustige buitenkant zit een systeem dat bewust streng gebouwd is.
Niet alles aan Planarama zit achter een login. Er is een hele laag die naar buiten kijkt.
| Wat | Waarvoor |
|---|---|
| planarama.io | De publieke website, los van de app gebouwd, met de functie- en prijspagina’s. |
| Widgets | Speellijsten en kalenders die een klant op zijn eigen website plaatst, in eigen kleuren. |
| Agenda-feeds | Speeldata in Google Calendar, Outlook of Apple Agenda, via een intrekbare persoonlijke link. |
| Publieke API | Voor wie zijn eigen systemen wil koppelen, met sleutels die de klant zelf beheert, en eigen documentatiepagina’s. |
| Klantportaal | Een eigen publieke pagina per account met producties, speelreeksen en documenten, en een kalender met wachtwoord voor partners. Bekijk een voorbeeld. |
| Gedeelde mappen | Een selectie van bestanden achter één link, met een optioneel wachtwoord en een vervaldatum. |
| Tekenpagina | De publieke pagina waarop een tegenpartij een document tekent of weigert, zonder account. |
| Juridische pagina’s | Voorwaarden, privacyverklaring en verwerkersovereenkomst, met datum van laatste wijziging. |
Stand op 25 oktober 2026.
Het werk is niet af, en dat is de bedoeling. Planarama is werk in uitvoering, gestuurd door één strikte backlog: er wordt niets gebouwd omdat het kan, alles staat op die lijst met een reden, een geschatte kost en een plaats in de volgorde. Wat er vandaag bovenaan staat:
Een account maak je zelf aan en het staat meteen ingericht naar je eigen werking. Geen implementatietraject, geen begeleide opstart: registreren en beginnen.
Er zijn vier pakketten, omdat een gezelschap met twee mensen andere noden heeft dan een huis met vijftien. Je betaalt voor de functies die je gebruikt en het aantal mensen dat echt in het systeem werkt — en je kan altijd naar een ruimer pakket zonder te verhuizen of opnieuw te beginnen.